Informativa sulla privacy

Informativa sulla privacy ai sensi dell’articolo 13 del regolamento UE 2016/679 (“Regolamento”) e della legge nazionale applicabile

Vivian S.r.l., con sede legale in Viale Abruzzi 66, Milano, Codice Fiscale e P. IVA n. 09232590969 (“Vivian” o il “Titolare”), è una società impegnata nello sviluppo, produzione e commercializzazione di prodotti e servizi innovativi nel campo della tecnologia e del software volti a migliorare le prestazioni dei siti di e-commerce e software per la preparazione di siti web per la Search Generative Experience (SGE) e motori di ricerca basati su modelli di intelligenza artificiale conversazionale come Google AI Overviews, Bing Copilot e Perplexity.

Vivian considera la protezione e la salvaguardia dei dati personali raccolti nel corso della propria attività una priorità assoluta e gestisce tali dati in piena conformità con la legislazione applicabile (inclusi, a titolo di esempio e senza limitazioni, il Regolamento UE 2016/679 e il Decreto Legislativo n. 196/2003, come modificato dal Decreto Legislativo n. 101/2018, e le misure emesse dall’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali—collettivamente “Legge sulla Privacy”).

La presente informativa, fornita ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 (il “Regolamento” o “GDPR”) e del Decreto Legislativo n. 196/2003, come modificato dal Decreto Legislativo n. 101/2018 (il “Codice della Privacy”), è rivolta a qualsiasi utente, cliente o meno (di seguito, gli “Interessati” o individualmente l’“Interessato”), che si registra sulla piattaforma di Vivian [inserire l’indirizzo del sito web] (la “Piattaforma”) al fine di utilizzare le funzionalità del software messo a disposizione dal Titolare.

1. Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati è Vivian S.r.l., con sede legale in Viale Abruzzi 66, Milano, Codice Fiscale e P. IVA n. 09232590969.

Dati di contatto del Titolare:

Posta Elettronica Certificata (PEC): [email protected]

2. Categorie di dati personali trattati

I dati personali trattati sono quelli forniti dall’Interessato al momento dell’instaurazione del rapporto contrattuale e nel corso dello stesso, e raccolti direttamente dall’Interessato, che comunica tali dati nella fase di registrazione sulla Piattaforma.

A titolo di esempio e senza limitazioni, il trattamento da parte del Titolare può riguardare i cosiddetti dati identificativi (quali: nome, cognome, data e luogo di nascita, sesso, lingua madre), dati di contatto (quali: indirizzo di residenza/domicilio, numero di telefono, indirizzo email), dati bancari (IBAN e istituto bancario), dati fiscali (codice fiscale), username, password e indirizzo IP di residenza.

3. Dati personali di terzi comunicati dagli interessati

Il Titolare specifica che i dati personali trattati possono anche, in base alle informazioni comunicate dall’Interessato, riguardare legali rappresentanti, procuratori, dipendenti, collaboratori e altro personale dell’Interessato (se l’Interessato è una società).

Qualora l’Interessato comunichi dati personali relativi a terzi, è responsabile di aver fornito le necessarie informazioni a tali terzi e di aver ottenuto gli eventuali consensi richiesti. In caso di dati relativi a minori, l’Interessato è altresì responsabile di possedere la necessaria autorità legale per fornire i dati, manlevando Vivian da qualsiasi responsabilità e obbligo nei confronti di tali soggetti.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali forniti dall’Interessato saranno trattati per le seguenti finalità:

a) Gestione del rapporto contrattuale per l’utilizzo della Piattaforma e per la fornitura di servizi amministrativi, contabili e di tesoreria
A titolo di esempio e senza limitazioni:

Gestione del rapporto contrattuale;
Attività amministrative;
Monitoraggio dei pagamenti;
Adempimento degli obblighi fiscali e contabili, inclusa l’emissione di documenti contabili e fiscali;
Gestione dei pagamenti e degli incassi;
Organizzazione, gestione amministrativa e controllo.

Le basi giuridiche per il trattamento dei dati personali dell’Interessato sono (i) l’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del Regolamento, poiché il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte o per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, e (ii) l’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del Regolamento, poiché il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare.

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati:
Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati personali comporterà l’impossibilità di instaurare un rapporto contrattuale, di adempiere correttamente agli obblighi precontrattuali e contrattuali o, qualora un rapporto contrattuale sia già stato instaurato, di adempiere agli obblighi e agli impegni derivanti da tale contratto.

b) Tutela dei diritti degli Interessati e del Titolare ed esercizio del diritto di difesa del Titolare, sia in fase precontenziosa che contenziosa
La base giuridica per il trattamento dei dati personali è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del Regolamento, poiché il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi alla difesa e all’esercizio dei diritti.

c) Invio di comunicazioni commerciali e promozionali relative alla vendita di altri o nuovi servizi offerti dal Titolare
A titolo di esempio e senza limitazioni:

Invio di newsletter o comunicazioni commerciali e promozionali per i servizi del Titolare;
Invio di comunicazioni commerciali relative al rinnovo dei servizi;
Invio di comunicazioni relative alle attività del Titolare.

L’iscrizione alla nostra newsletter prevede una cosiddetta procedura di double opt-in: dopo la registrazione, riceverai un’email di richiesta di conferma. Solo dopo la conferma l’iscrizione sarà valida, impedendo ad altri di iscriversi utilizzando il tuo indirizzo email. Durante l’iscrizione alla newsletter, l’indirizzo IP dell’utente viene salvato insieme alla data e all’ora della registrazione. Questo per prevenire l’uso improprio dei nostri servizi o l’indirizzo email dell’interessato. Puoi cancellarti dalla newsletter in qualsiasi momento; allo stesso modo, puoi revocare il consenso alla memorizzazione dei tuoi dati personali e all’invio della newsletter in qualsiasi momento. Ogni newsletter contiene un link per esercitare questo diritto. La base giuridica per il trattamento dei dati a seguito dell’iscrizione alla newsletter è il consenso dell’utente (articolo 6, paragrafo 1, lettera a) GDPR).

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati:
Il conferimento dei dati personali è richiesto solo laddove il trattamento sia imposto da un obbligo legale. Tuttavia, il conferimento dei dati personali da parte dell’Interessato è necessario; la mancanza di tale conferimento renderà impossibile instaurare un rapporto contrattuale, adempiere correttamente agli obblighi precontrattuali e contrattuali o, qualora un rapporto contrattuale sia già stato instaurato, adempiere agli obblighi e agli impegni derivanti da tale contratto.

5. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali dell’Interessato saranno conservati solo per il periodo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per le quali sono raccolti. In particolare, il Titolare conserverà i dati personali strettamente necessari per l’intera durata del rapporto con l’Interessato e per il periodo successivo alla cessazione fino all’adempimento di tutti gli obblighi di legge (incluso, a titolo di esempio, l’obbligo di legge di conservare le fatture e la documentazione contabile/fiscale per almeno 10 anni), avendo cura di adottare adeguate misure di sicurezza per la protezione e la conservazione dei dati. Al termine di questo periodo, i dati personali saranno definitivamente cancellati.

6. Destinatari dei dati e luogo del trattamento

I dati personali possono essere condivisi con coloro che sono definiti dal Regolamento come “Destinatari”, debitamente nominati dal Titolare come Responsabili del trattamento dei dati o Persone autorizzate, in base alle specifiche attività di trattamento affidate. Nello specifico:

Personale interno del Titolare, debitamente nominato come responsabile del trattamento dei dati personali, o collaboratori e/o consulenti del Titolare, nominati come Responsabili del trattamento dei dati e vincolati alla riservatezza o soggetti a un adeguato obbligo legale di riservatezza;
Consulenti e professionisti individuali o associati (commercialisti, revisori legali, avvocati);
Società, consulenti o professionisti eventualmente incaricati per l’installazione, la manutenzione, l’aggiornamento e la gestione generale dell’hardware e del software utilizzato dal Titolare o necessario per la fornitura dei suoi prodotti e/o servizi, inclusa la nomina come amministratori di sistema. A questo proposito, i dati personali degli Interessati saranno accessibili agli amministratori di sistema esclusivamente per finalità di controllo della sicurezza;
Fornitori e terzi come richiesto dagli obblighi contrattuali;
Agenzie o enti pubblici rilevanti per la gestione dei rapporti di collaborazione, come l’Agenzia delle Entrate;
Società, consulenti o professionisti che assistono il Titolare nell’adempimento di specifici obblighi legali (ad esempio, consulenti del lavoro, avvocati, commercialisti);
Compagnie assicurative per la fornitura di servizi assicurativi, fondi integrativi, banche o istituti di credito e, a seguito di ispezioni o verifiche, tutti gli organismi di regolamentazione responsabili della verifica della conformità agli obblighi di legge;
Organismi di vigilanza, compagnie assicurative per servizi assicurativi, banche o istituti di credito e, a seguito di ispezioni o verifiche, tutte le autorità di regolamentazione responsabili della verifica e della garanzia della conformità agli obblighi di legge;
Società terze con cui Vivian ha rapporti contrattuali.

I dati personali sono trattati in Italia o in paesi che fanno parte dello Spazio Economico Europeo.

7. Modalità di trattamento

I dati personali degli Interessati possono essere trattati sia su supporto cartaceo che in formato elettronico utilizzando misure idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza, con accesso consentito solo a persone autorizzate che sono state precedentemente nominate come Responsabili del trattamento dei dati o Persone autorizzate, che assistono il Titolare nello svolgimento delle proprie attività commerciali (ad es. dipendenti, consulenti esterni, collaboratori o partner che necessitano di conoscere tali dati).

Sebbene i dati possano essere comunicati a responsabili esterni identificati sopra, non saranno venduti a terzi.

8. Diritti degli interessati e modalità di esercizio

La legge sulla privacy garantisce a ciascun Interessato i seguenti diritti:

il diritto di accedere ai propri dati personali ai sensi dell’articolo 15 del Regolamento;
il diritto di ottenere la rettifica o l’integrazione dei dati personali ai sensi dell’articolo 16 del Regolamento;
il diritto alla cancellazione dei dati personali ai sensi dell’articolo 17 del Regolamento (a meno che il trattamento sia necessario per a. esercitare il diritto alla libertà di espressione e di informazione; b. adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione Europea o italiano o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare; c. motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica; d. archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o finalità statistiche ai sensi dell’articolo 89, paragrafo 1, del Regolamento, qualora la cancellazione rischierebbe di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento; e. l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria da parte di Vivian);
il diritto alla limitazione del trattamento dei dati personali, nei limiti di cui all’articolo 18 del Regolamento;
il diritto alla portabilità dei dati, ovvero il diritto di ricevere i dati personali forniti al Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento come previsto dall’articolo 20 del Regolamento;
il diritto di opporsi in qualsiasi momento, nei limiti di cui all’articolo 21 del Regolamento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano;
il diritto di revocare il consenso eventualmente prestato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso prestato prima della revoca, ai sensi dell’articolo 7 del Regolamento.

Ciascun Interessato può esercitare i propri diritti in qualsiasi momento inviando:

una raccomandata con avviso di ricevimento alla sede legale del Titolare in Viale Abruzzi 66, Milano;
oppure
una posta elettronica certificata (PEC) a: [email protected]

In ogni caso, l’Interessato ha sempre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, o di adire le ordinarie autorità giudiziarie, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali sia contrario alla legge applicabile.